執筆者：Ho Quoc Nghi
顧客との情報交換の際に非常な小さい細部があり、それらに十分な注意を払わないとその交換を必要以上に長引いてしまることがある。
ファイルの名前付き。顧客へ送信する前にファイルの名前を変更する必要がある。ファイル名には、バージョン、作成日付及びコンテンツを連想させる内容等の情報が含む。
メールには明確なタイトル、メールの内容要約があるべきだ。メールに添付ファイルが含まれる場合、メールで注意し、そのファイルについて説明する必要もある。その目的は、そのファイルが第3者に添付されたものではなく、自分に送信されたものであるのを確認し、添付ファイルがあるのを顧客に注意し、顧客がファイルをチェックし忘れるのを回避することにある。
顧客に情報を提供するたびに、私自身はよく顧客の立場に立って、顧客が情報を受け取る時にどのように考えているのか、どのような困難に遭うのかを考えている。それから、顧客が疑問に思うであろうところを説明しておく。その目的は、一度情報を提供するだけで顧客が問題を理解できるようにしており、再確認や不必要な時間を費やすのを避けることである。