Có những chi tiết rất nhỏ khi trao đổi thông tin với khách hàng mà nếu không chú ý sẽ khiến việc trao đổi thiếu chuyên nghiệp và kéo dài không cần thiết.
- Việc đặt tên file. File trước khi gửi cho khách hàng nên được đổi tên. Tên file nên chứa các thông tin như phiên bản, ngày tháng tạo file và gợi nhớ nội dung của file.
- Email cần có tiêu đề rõ ràng, tóm tắt nội dung của mail. Nếu email có đính kèm tập tin thì nên có ghi chú trong mail và giải thích sơ qua về tập tin đó. Mục đích của việc này là để xác nhận tập tin đó là do mình gửi đến chứ không phải do một bên thứ ba nào đó gắn vào, đồng thời nhắc khách hàng là có tập tin đính kèm, tránh việc họ quên kiểm tra phần đính kèm.
Mỗi lần cung cấp thông tin cho khách hàng thì tôi thường đặt mình vào ngữ cảnh của khách hàng để xem họ sẽ nghĩ thế nào, gặp khó khăn chổ nào khi tiếp nhận thông tin của tôi. Từ đó tôi đưa sẵn lời giải thích cho những chổ mà tôi nghĩ khách hàng sẽ thắc mắc. Mục đích của việc này là để cố gắng đưa thông tin chỉ một lần là khách hàng đã hiểu được vấn đề, tránh chuyện phải hỏi lại, trao đổi lại mất thời gian không cần thiết
