Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử (hệ thống máy tính)
2. Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử cho người sử dụng
- Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ;
- Hạn chế được rủi ro liên quan đến cháy/ mất hóa đơn
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh;
- Rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử;
- Hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.
3. Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Giai đoạn 1 (từ 01/01/2018)
Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế
Đó là các DN, đơn vị sự nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử kể từ khi có mã số thuế và định kỳ kết chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế gồm:
- DN được thành lập theo quy định pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật.
- DN, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, gồm chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sờ chính cho kê khai, nộp thuế GTGT.
Nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế
Các DN, tổ chức sau sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế gồm:
- DN mới thành lập (không bao gồm DN thuộc nhóm sử dụng hóa đơn thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế)
- Các DN, tổ chức đang mua hóa đơn của cơ quan thuế gồm: DN vi phạm về quản lý, sử dụng hóa đơn; DN có rủi ro theo thông báo của cơ quan thuế và tổ chức, DN khác thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế trước 01/01/2018 phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế theo thông báo của cơ quan thuế.
Giai đoạn 2 (từ 01/01/2019): 30% các DN, tổ chức còn lại.
Giai đoạn 3 (từ 01/01/2020): 80% các DN, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
4. Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực
- Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn
Chuẩn bị:
Để đăng ký phát hành hóa đơn điện, doanh nghiệp cần trang bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất bao gồm:
- Chữ ký số
- Hệ thống máy tính có kết nối internet
Đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành
Đăng ký phát hành:
Doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế.
Sau khi đã kiểm tra xong, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức.
Nếu kết quả trả về thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp xem lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế.
- Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn
Tạo lập
Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử. Với hình thức hóa đơn này, việc in – xuất hóa đơn sẽ được thực hiện dựa trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng đã có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại cơ quan thuế hoặc sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.
Phát hành
Khác với hóa đơn đỏ đặt in, hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức có thể áp dụng để giao, nhận hóa đơn có thể kể đến bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.