Các lỗi thường gặp khi người Việt soạn văn bản, hợp đồng bằng tiếng Nhật.
A. Những lỗi cơ bản (không liên quan tiếng Nhật)
1. Cỡ chữ không đều, font chữ không thống nhất.
Về nguyên tắc, các nội dung trong cùng một đoạn, hoặc ở nhiều đoạn khác nhau nhưng cùng một vị trí tương đối như nhau (cùng là tiêu đề cấp 2, hoặc là cùng là nội dung <paragraph>,..) thì bắt buộc phải cùng font size, font name. Đây là lỗi rất sơ đẳng, nếu vi phạm sẽ ngay lập tức làm giảm tính chuyên nghiệp của văn bản.
2. Đánh số tiêu đề, số danh sách (list) không nhất quán.
Đây là lỗi thường gặp của các bạn soạn văn bản theo kiểu cảm tính, nghĩ đến đâu viết đến đó.
Về nguyên tắc, các tiêu đề cùng tầng thì phải có nội dung kiểu liệt kê, không chồng chéo nhau, mức độ quan trọng như nhau, cùng là nội dung trực thuộc tiêu đề ngay trên nó.
Người viết sau khi soạn hết một lượt văn bản thì nên tự mình xem lại một lượt cách phân chia tiêu đề, tiêu đề cha, tiêu đề con, cách đánh số tiêu đề kiểu 1. 2. hoặc là 1) 2) … đã nhất quán, hợp lý chưa.
3. Căn lề trái không nhất quán.
Đây cũng là một lỗi thường gặp do người soạn thảo tự căn lề cho mỗi đoạn bằng ký tự trống, chứ không phải là dùng tab hoặc copy style (nút cái chổi).
Hãy làm quen cách sử dụng nút tab cũng như cách copy style bằng nút “cái chổi”
4. Không dùng đúng chức năng phân trang (page-break)
Chức năng này rất hữu dụng khi mình muốn đưa một tiêu đề về đầu trang thay vì để nó nằm ở cuối 1 trang trong khi nội dung trong tiêu đề đó lại ở trang tiếp theo.
Hãy chọn “Page break” ở trong “Insert” -> “Pages” -> “Page-break”
5. Bảng (table) bị lẫn lộn nét đậm, nhạt, nét đôi, nét 3.
Đây cũng là một lỗi sơ đẳng làm giảm tính chuyên nghiệp của toàn văn bản.
Để cho đơn giản, hãy kẻ 1 bảng chỉ bằng nét đơn mảnh, và chỉ có các ô tiêu đề, và đường viền ngoài cùng của bảng là nét đậm.
Tuy nhiên, nhiều người Nhật thường không dùng nét đậm, mà thay vào đó họ chỉ dùng nét đôi cho đường ngay phía dưới tiêu đề (như bảng dưới đây).
Ví dụ table.
B. Những lỗi khác do người dùng chưa quen tiếng Nhật
1. Font chữ Nhật không thống nhất.
Điều này rất dễ xảy ra nếu ai đó copy một số câu chữ tiếng Nhật từ văn bản/web khác, khi đó font chữ của văn bản gốc cũng bị copy theo. Vì vậy, sau khi copy, luôn nhớ kiểm tra lại font chữ.
Thông thường font chữ “MS PGothic” hoặc “MS Gothic” được nhiều người chọn để tạo các văn bản chính thức như Hợp đồng.
2. Chữ số và chữ cái A, B, C và một số ký hiệu thì không thống nhất là chữ 1 byte (半角) hay 2 byte (全角)
Đây là lỗi cực kỳ phổ biến, đặc biệt là với người không biết tiếng Nhật hoặc có ít kinh nghiệm về tiếng Nhật.
Tiếng Nhật có 2 cách để ghi các số 1,2,3,… các chữ cái A, B, C,… hoặc các ký hiệu : = , ( ) …
đó là ghi bằng ký tự 1 byte (giống như tiếng Việt) hoặc ghi bằng ký tự 2 byte, nhìn qua giống tiếng Việt, nhưng thực tế là ký tự kiểu Nhật, hình dáng cũng khác.
Ví dụ:
Đây là kiểu chữ 1 byte: 1,2,3, A, B, C, :, (, ),..
Đây là kiểu chữ 2 byte: １,２,３, A, B, C,：, （, ）,… (rõ ràng nhìn “mập” hơn chữ 1 byte).
Khi soạn văn bản, thường ta nên thống nhất chữ nào ghi được bằng chữ 1 byte thì nên thống nhất ghi bằng chữ 1 byte hết toàn bộ, từ đầu đến cuối văn bản.
Ví dụ:
Không ghi lộn xộn kiểu 第1回、第2回 vì số 1 trong 第1回 là chữ 2 byte, trong khi số 2 trong 第2回 lại là chữ 1 byte.
Nên thống nhất ghi 第1回、第2回 (toàn bộ số 1,2 này đều là chữ 1 byte).
Tương tự như vậy, khi ghi số điện thoại cũng vậy, nên thống nhất dùng chữ 1 byte cho dễ tìm kiếm.
Ví dụ chữ 1 byte: 0906 123 456 (nên dùng)
Ví dụ chữ 2 byte: ０９０６１２３４５６(không nên dùng)
Tương tự, một số dâu : hoặc dấu ( cũng thường bị lẫn lộn. Nên thống nhất dùng loại ký tự 1 byte cho toàn bộ dấu và ngoặc.
VD: 第1条: -> OK vì dấu : là dạng 1 byte.
第1条：-> NG vì dấu ：là dạng 2 byte. (cách phát hiện thì xem nội dung phía dưới)
3. Lẫn lộn thể Lịch sự (〇〇します。〇〇です。) và thể Rút gọn (〇〇する。〇〇である。)
Đây cũng là một lỗi về tiếng Nhật mà nhiều bạn khi dịch từ tiếng Việt sang tiếng Nhật hay mắc phải. Cùng một văn bản thì nên thống nhất chỉ dùng 1 thể.
C. Một số mẹo để phát hiện chữ, ký tự 2 byte để chỉnh sửa.
1. Tìm kiếm và Thay thế.
Nếu ta thấy trong văn bản, chỗ thì dùng dấu ：(2 byte), chỗ thì dùng dấu : (1 byte), thì cách nhanh nhất là ta ấn tổ hợp phím Ctrl+H để thay thế ：thành :
2. Đổi font cùng 1 lúc
Đây là một mẹo rất hay, rất hiệu quả, tiết kiệm được rất nhiều thời gian và rất Triệt để.
Hãy nhớ làm theo thứ tự Bước 1 rồi đến Bước 2, đừng làm ngược nhé.
Bước 1: Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl+A), rồi chọn font “MS PGothic” để đổi.
Khi đó, các đoạn tiếng Anh hoặc tiếng Việt cũng sẽ bị đổi font theo, và nhìn khá “xấu”. Không lo, ta sẽ đi đến bước 2.
Bước 2: Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl+A), rồi chọn font “Times New Roman” để đổi.
Sau bước này thì các bạn yên tâm, chỉ có các chữ 1 byte mới bị đổi sang font “Times New Roman” thôi, chứ toàn bộ tiếng Nhật (chữ 2 byte) vân được bảo tồn ở font “MS PGothic” ta đã chọn trước đó.
Chúc các bạn may mắn.